Auf dieser Seite9 Abschnitte
Excel ist nicht das Problem
Excel ist ein hervorragendes Werkzeug, um schnell etwas auszurechnen, eine Übersicht zu bauen oder eine Idee zu testen. Viele Abläufe, die heute in Software laufen, haben als Tabelle angefangen. Das ist kein Fehler, sondern der normale Weg.
Zum Problem wird die Liste, wenn aus dem Werkzeug eines Einzelnen das System des ganzen Betriebs geworden ist: Mehrere Leute tragen ein, andere verlassen sich auf die Zahlen, und niemand hat mehr den Überblick, welche Version gilt.
Sieben Warnzeichen
Geh die Liste durch und zähl, wie viele Punkte auf deinen Betrieb zutreffen. Ab drei Treffern lohnt es sich, über eine Alternative nachzudenken:
- 1Es gibt mehrere Versionen der Datei, etwa „Aufträge_final_neu.xlsx“ auf zwei Rechnern.
- 2Nur eine Person kann die Datei pflegen, und im Urlaub bleibt vieles liegen.
- 3Daten werden aus der Liste in ein anderes Programm abgetippt, zum Beispiel für Rechnungen.
- 4Mitarbeiter in der Halle oder unterwegs schreiben auf Zettel, die später jemand überträgt.
- 5Formeln sind schon einmal kaputtgegangen, und es hat Tage gedauert, bis es jemand gemerkt hat.
- 6Du kannst nicht nachvollziehen, wer wann was geändert hat.
- 7Für eine einfache Frage wie „Wo steht Auftrag X?“ muss jemand die Datei öffnen und suchen.
Rechne die versteckten Kosten selbst aus
Die Liste kostet keine Lizenzgebühr, deshalb wirkt sie kostenlos. Teuer ist die Zeit drumherum. Diese Rechnung machst du in zehn Minuten mit deinen eigenen Werten:
Notiere für eine normale Woche, wie viele Minuten pro Tag jede Person mit Übertragen, Suchen und Nachfragen verbringt, die direkt an der Liste hängen. Rechne das auf Stunden pro Monat hoch und multipliziere mit dem Stundensatz, den dich die Personen kosten. Dazu kommen Fehler: Wie oft ist in den letzten drei Monaten ein Auftrag falsch berechnet, vergessen oder doppelt bearbeitet worden?
Die Summe ist der Betrag, den dich die Liste jeden Monat kostet. Mit dieser Zahl kannst du jedes Angebot für eine Alternative nüchtern vergleichen, statt nach Gefühl zu entscheiden.
Drei Wege weg von der Liste
Es gibt nicht nur „Excel“ oder „teure Spezialsoftware“. Je nach Ablauf passt einer dieser drei Wege:
- 1Standardsoftware: Wenn dein Ablauf dem entspricht, was die Programme deiner Branche vorsehen, ist das meist der schnellste und günstigste Weg.
- 2Datenbank mit Oberfläche statt Tabelle: Für einfache Listen mit mehreren Bearbeitern reicht oft ein Werkzeug, das wie eine Tabelle aussieht, aber Rechte, Formulare und eine Änderungshistorie hat.
- 3Individuelle Software: Wenn der Ablauf deine Besonderheit ist, mehrere Programme verbunden werden müssen oder Mitarbeiter in der Fertigung direkt eintragen sollen.
Welcher Weg zu dir passt
Welcher Weg passt, zeigt oft schon eine Frage: Wer erfasst die Daten, und wo? Sitzt die Person am Schreibtisch und pflegt eine Übersicht, reicht meist der zweite Weg. Werden die Daten in der Fertigung, auf der Baustelle oder beim Kunden erfasst, und hängt daran die Rechnung, führt selten ein Weg an einer Lösung vorbei, die genau für diesen Ablauf gebaut ist.
Ein Beispiel: vom manuellen Ablauf zum System
Fits Metall aus Barßel handelt mit Metall und bearbeitet die Teile in der eigenen Fertigung. Mit wachsendem Auftragsvolumen wurden die manuellen Abläufe zum Problem: Es fehlte der Überblick, welcher Auftrag an welcher Kostenstelle liegt, wie lange Arbeitsschritte dauern und wo welches Werkzeug ist.
Statt einer weiteren Liste entstand eine eigene Auftragsverwaltung. Mitarbeiter melden sich an ihrer Kostenstelle an und arbeiten die Schritte ab, jede Tätigkeit wird dabei automatisch dokumentiert. Das System ist seit über sechs Jahren täglich im Einsatz, über 167.000 Arbeitsprozesse wurden darüber erfasst. Mehr dazu in der Case Study Fits Metall.
Der Punkt für dich: Die Daten werden dort erfasst, wo die Arbeit passiert, nicht im Nachhinein im Büro. Genau das ist mit einer Excel-Datei kaum zu schaffen.
Drei Einwände, die fast immer kommen
„Das haben wir schon immer so gemacht.“ Stimmt, und genau deshalb kennt dein Team den Ablauf so gut. Dieses Wissen ist die wichtigste Zutat für eine neue Lösung. Hol die Person, die die Liste heute pflegt, von Anfang an dazu. Sie weiß, welche Spalte wofür da ist und welche Sonderfälle es gibt.
„Unsere Leute wollen keine neue Software.“ Meist wollen sie keine Software, die ihnen zusätzliche Arbeit macht. Wenn das Eintragen in der Halle schneller geht als der Zettel, wird es benutzt. Teste deshalb mit den Leuten, die später am meisten eintragen, nicht nur mit dem Büro.
„Dann hängen wir von einem Anbieter ab.“ Ein berechtigter Punkt. Frag vor jedem Projekt, wem der Quellcode und die Daten gehören, wie du an deine Daten kommst und was passiert, wenn die Zusammenarbeit endet. Eine gute Antwort darauf ist schriftlich und eindeutig.
So gehst du vor
Der Umstieg gelingt am besten in kleinen Schritten. Diese Reihenfolge hat sich bewährt:
- 1Den Ablauf aufschreiben, der heute an der Liste hängt, mit allen Personen, die eintragen oder lesen.
- 2Den einen Teil auswählen, der am meisten Zeit oder Fehler kostet, und nur diesen zuerst ersetzen.
- 3Klären, welche Programme Daten liefern oder bekommen, etwa Shop, Buchhaltung oder Warenwirtschaft.
- 4Zwei oder drei Mitarbeiter testen lassen, bevor alle umsteigen.
- 5Die Excel-Datei danach schreibgeschützt archivieren, damit niemand aus Gewohnheit weiter einträgt.
Was du diese Woche tun kannst
Zähl die Warnzeichen. Mach die Kostenrechnung mit deinen Werten. Schreib den Ablauf auf, der am meisten an der Liste hängt. Wenn du danach zwischen Standard und eigener Lösung schwankst, hilft dir der Artikel Auftragsverwaltungssoftware: Standard oder individuell? bei der Entscheidung.
Wenn Daten nur zwischen bestehenden Programmen hin und her wandern, reicht oft schon eine Automatisierung. Soll ein ganzer Ablauf ersetzt werden, ist individuelle Software der Weg. Im kostenlosen, unverbindlichen Erstgespräch gehen wir deine Liste gemeinsam durch und sagen dir ehrlich, welcher Weg sich für dich rechnet.
